Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht. Dit is de nieuwe privacywetgeving die geldt voor de gehele Europese Unie. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb) geldt daardoor niet meer. Dit betekent dat we afspraken maken over hoe er omgegaan wordt met privacy en de verwerking van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring staat beschreven welke gegevens wij van u hebben, wat wij daarmee doen en hoe wij deze beveiligen. U kunt te allen tijde een verzoek indienen om deze gegevens te wijzigen of te verwijderen.

Mocht u vragen hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via [email protected]

Persoonsgegevens waarover wij beschikken:

TOS verzamelt van haar leden en vrijwilligers uitsluitend gewone persoonsgegevens en geen bijzondere persoonsgegevens. De gegevens waarover wij beschikken zijn:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Nationaliteit
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer en/of mobielnummer
  • Geslacht
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Profielfoto
  • Lidmaatschap club, incl. nummer
  • Lidmaatschap Bond, incl. nummer
  • Eventueel label (functie binnen de club)
  • Bankrekeningnummer
  • Speelsterkte

Van zakelijke relaties bewaart TOS de volgende gegevens:

  • Bedrijfsnaam
  • Voor- en achternaam van contactpersoon
  • Adres bedrijf
  • Postcode bedrijf
  • Vestigingsplaats bedrijf
  • Telefoonnummer bedrijf
  • Telefoonnummer contactpersoon
  • E-mailadres bedrijf
  • Bankrekeningnummer
  • Website
  • KvK-nummer
  • Vestigingsnummer
  • Betaaltermijn
  • Rechtsvorm

Waar gebruiken wij deze gegevens voor?

De gegevens worden gebruikt voor het bijhouden van de ledenadministratie, het incasseren van de contributiegelden, het organiseren van trainingen, wedstrijden en andere aan de vereniging gerelateerde activiteiten, het uitbetalen van vergoedingen en het uitwisselen van informatie aangaande de vereniging, zoals de nieuwsbrief en ClubApp.

Wie hebben er toegang tot deze gegevens?

Gebruikers die toegang hebben tot de volledige dataverwerking van ons administratieprogramma waaronder bankrekening en geboortedatum, hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. De gegevens die andere bestuurs- of commissieleden kunnen raadplegen is beperkt tot het hoogst noodzakelijke uit hoofde van hun functie. Indien een persoon van functie wijzigt en/of een functie wordt vervuld door een nieuw persoon, dan wordt de toegang tot de data herzien c.q. ontzegt.

Hoe lang bewaren wij deze gegevens?

TOS bewaart deze gegevens zolang er een overeenkomst is tussen de TOS-betreffende personen en de vereniging. Informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht (bijvoorbeeld gemaakte en ingekomen facturen) wordt zeven jaar bewaard. Persoonsgegevens van een uitgetreden lid worden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen zeven jaar na het einde van het lidmaatschap verwijderd.

Bescherming van uw gegevens

De persoonsgegevens worden bewaard in het online ledenadministratiesysteem van Lisa (KNLTB.Club) en ClubCollect. Zowel de ledenadministrateur als penningmeester beschikken over een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Wanneer de gebruiker door beëindiging van zijn functie niet langer toegang hoeft te hebben tot deze gegevens, worden gebruikersnaam en wachtwoord geblokkeerd.

Gegevens delen met derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons-)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Foto’s

Tijdens wedstrijden en evenementen worden soms foto’s gemaakt, welke bijvoorbeeld kunnen worden getoond op onze website, facebookpagina of in een krantenartikel. Indien u hier bezwaar tegen hebt, dan kunt u dat te allen tijde aangeven. Uiteraard zullen wij daar zoveel mogelijk rekening

mee houden. Bij grote groepen mensen (tennissers/toeschouwers) is het soms moeilijk om dit te controleren. Mocht u zien dat wij ondanks uw bezwaar toch een afbeelding hebben geplaatst waarop u herkenbaar bent, dan kunt u dit aangeven via [email protected] Wij zullen de betreffende foto dan zo snel mogelijk verwijderen.

Uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar [email protected] Wij zullen uw verzoek dan zo snel mogelijk in behandeling nemen. De bij KNLTB geregistreerde persoonlijke gegevens kunt als lid ook zelf rechtstreeks middels de KNLTB Clubapp wijzigen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

  • Postverzending:
    Tennisvereniging TOS Bergeijk
    Postbus 17
    5570 AA Bergeijk

  • Bezoekadres:
    Tennisvereniging TOS Bergeijk
    Eerselsedijk 42
    5571 TM Bergeijk

  • Algemeen mailadres:
    [email protected]